Krönika: Konstigheter jag funnit i profilbranschens upphandlingar

Krönika av David Eriksson som äger och driver TUPP Reklam

Jag har under flera år följt hur de offentliga upphandlingarna i profilbranschen sköts och det jag har sett är inte smickrande, varken för branschen eller för de som upphandlar. Men det finns sätt att göra det bättre.

Bland de vanligast förekomna fenomenen finns löften som är omöjliga att hålla, ett förfrågningsunderlag som sällan speglar hur inköpen faktiskt kommer att se ut. Orimliga krav från upphandlare i kombination med branschföretag som tummar lite väl mycket på upphandlingens kravställningar, genererar ofta anbud som jag personligen skulle skämmas för att lämna in.

Det finns sätt jag tror skulle fungera bättre

Att upphandla ramavtal för profilbranschens typer av produkter, där myndigheternas behov garanterat kommer skifta under avtalsperioden, är i mina ögon nästan omöjligt. Här skulle man istället kunna upphandla ett flertal leverantörer för att sedan göra en förnyad konkurrensutsättning inför varje faktiska köp. Ett sådant förfarande skulle vara till nytta för alla, både myndigheten, oss skattebetalare men också för branschen. Eftersom vi får ett faktiskt kommande köp att räkna på och det vi erbjuder måste gå att leverera till de villkor och de priser vi lämnar. Jag ser med glädje hur flera myndigheter börjar titta på den varianten. Sedan 2017 finns också ett helt nytt sätt att upphandla – dynamiskt inköpssystem (DIS).

Det systemet tror jag är det som skulle ge absolut bäst villkor för alla gällande både profilprodukter, trycksaker och kontorsmateriel med mera. DIS är speciellt bra för alla produkter, varor och tjänster som en upphandlande myndigheten har löpande behov av, och där behovet under åren kan variera väldigt och där utvecklingen gällande utbud sker löpande.

Annons

Med DIS finns det inga fiktiva varukorgar eller oärliga anbud. Till DIS kan alla anmäla sig löpande och efter kvalificering få vara med och räkna på alla kommande inköp. Jag tror att DIS kommer spara mycket administrativt arbete och generera de absolut bästa affärerna för både branschen, skattebetalarna och myndigheterna. Hittills har ingen använt DIS gällande profilprodukter men jag har initierat diskussioner med bland annat Kammarkollegiet, så med lite tur blir statens nya inköp av profilprodukter, när nuvarande avtal går ut i februari nästa år, köpta via DIS.

Vi måste lära oss ta betalt för våra tjänster

Något annat som förekommer då och då och som jag reagerat på är hur myndigheterna ställer krav på många gratis (nåja, kostnadsfria i alla fall) tjänster. Exempelvis lagerhållning för att sedan i princip kräva att kunna beställa två pennor åt gången, utan att vi får debitera för de faktiska kostnader som uppkommer (arbete, emballage, frakt osv).

Samma myndigheter brukar sedan prata om hur miljövänliga de vill vara. Miljövänlighet i kombination med att frekvent göra småbeställningar går inte riktigt ihop i min värld eftersom varje beställning kräver exempelvis emballage och frakter. Förr, innan det miljövänliga fick det genomslag som det har idag, lagerhölls profilprodukter ofta lokalt i kommunhusen. Det fanns till och med kommuner som hade speciell personal anställd för att just lagerhålla och distribuera profilprodukter och kontorsmateriel (lyckan var fullkomlig när jag i mellanstadiet fick göra ”prao” hos en sådan). Det här borde branschen bli duktigare att påtala.

Tyvärr är branschen dålig på att ta betalt för de tjänster vi utför, och det gör att vi själva sänker branschens status. Vill inte ens vi själva ta betalt för våra tjänster kan det väl inte vara någon hög kvalitet på det vi utför, eller? För i vilken annan bransch tar man inte betalt för sitt arbete? Jämför man upphandling av profilprodukter med exempelvis reklambyrå-tjänster där grafisk formgivning och strategisk rådgivning ingår (som ofta förutsätts att vi skänker bort) så efterfrågas alltid timpris på dessa tjänster om de genomförs av reklambyrå. Men hos oss finns det inte ens med frågan vad det kostar utan det räknar man med att vi gör gratis. Varför? En grafiker anställd av ett profilproduktföretag kontra av en reklambyrå kostar troligtvis lika mycket i lön. Jag har börjat ifrågasätta sådana krav, men jag märker tyvärr att jag är ganska ensam, åtminstone hittills. Hoppas att flera företag följer efter nu efter den här krönikan.

/David Eriksson som äger och driver TUPP Reklam sedan 2002 och som har utbildat sig inom upphandlingar och har ett stort intresse för det juridiska.