– Här i Estland är vi vana vid att göra nästan allt digitalt – från att deklarera våra skatter och registrera företag till att anmäla ett barns namn till folkbokföringen eller signera avtal online. Många av de här viktiga processerna tar bara några minuter – så varför skulle det ta längre tid att beställa trycksaker?

Det säger Helin Kliimann som efter några år återvänt till tryckeribranschen och K-print. I sin nya roll ska hon projektleda tryckeriets e-handelssatsningar och vidareutveckling av plattformarna.

Hon berättar för Branschkoll att en viktig del i hennes roll i projektet blir att samla upp interna krav och erfarenheter och säkerställa att dessa tas med i slutresultatet. Olika kundtyper, såsom B2B och B2C, har olika behov vilket kommer att kräva olika angreppssätt och plattformslösningar.

– Men arbetet slutar inte vid lanseringen. En viktig del av min roll är också att vidareutveckla plattformarna, arbeta med onboarding av kunder, marknadsföra lösningarna och säkerställa att de faktiskt börjar användas och skapa värde i praktiken.

Valde färdig web to print-lösning

K-Print har landat i att använda mjukvara från Infigo, en leverantör som i slutet av 2025 integrerade Printess designmotor i sin mjukvara.

– Efter en noggrann analys av möjliga lösningar har vi beslutat att bygga våra beställningsplattformar i samarbete med en etablerad leverantör på marknaden. Vi använder en färdig web-to-print-lösning, börjar med B2B och skapar i nästa steg en webbshopp inriktad på slutkonsumenter.

Varför gör ni den här satsningen?

– Framför allt för att effektivisera hanteringen av mindre, återkommande och standardiserade order, minska manuellt arbete och reducera de fel som kan uppstå i manuella processer. Ett minst lika viktigt mål är också att frigöra tid från rutinarbete som lämpar sig för automatisering, så att våra medarbetare kan lägga mer tid på kundrelationer och uppgifter som kräver särskild uppmärksamhet, till exempel produktutveckling tillsammans med kunden.

E-handeln för K-print blir dels en automatisering av tryckeriets befintliga processer, dels strategisk affärsutveckling. Lika mycket handlar satsningen om att möta kundernas ökade förväntningar på enkelhet, snabbhet och digital självservice. En portal för kunderna att beställa allt inom tryck från ett ställe, samt arbeta med mallar för återkommande beställningar. Och om inga ändringar behövs, kunna lägga återbeställningar med bara några klick.

– Målet är att bygga moderna och mycket användarvänliga beställningsplattformar som skapar tydligt värde för både kunderna och tryckeriet.

Vilka utmaningar ser du i e-handeln för den grafiska branschen?

– Jag ser den största utmaningen i att hitta rätt balans i utbudet och informationen – att inte ge kunden för många val, men heller inte för få. Och om man erbjuder flera val är det också viktigt att ge tillräckligt med information – men kanske inte alla detaljer.

– En tryckbeställning kräver flera beslut på en gång, vilket kan kännas komplicerat, särskilt för kunder som beställer trycksaker för första gången eller inte så ofta.

Se till kundens behov – inte vara onödigt komplex

Enligt Helin Kliimann ligger utmaningen i att kunna erbjuda de vanligaste och mest relevanta alternativen som standard, samtidigt som att plattformen ska ge tillräcklig flexibilitet för att möta kundens faktiska behov utan att göra beställningsprocessen onödigt komplex.

– Kunden behöver välja rätt produkttyp, format, papperstyp, gramvikt och efterbehandling, och om valmöjligheterna blir för många riskerar köpprocessen att upplevas som krånglig. Samtidigt får sortimentet inte vara för begränsat – annars tvingas kunden lämna e-handeln och göra en manuell prisförfrågan för relativt små avvikelser.

Minst lika viktig är designen och användarupplevelsen – hur allt presenteras på plattformen och att få till en smidig köpprocess, enligt Helin.

– Målet är att kunna besvara kundens frågor redan innan de hinner ställas. Ju bredare och mer varierat utbudet i e-handeln är, desto renare och tydligare måste designen vara, för att undvika överstimulering som annars kan leda till att kunden avbryter köpet.

Hon lyfter också fram att en utmaning kan vara att få vissa kunder att flytta sina beställningar till den digitala miljön. Det finns fortfarande kunder som av vana föredrar att beställa trycksaker direkt via sin säljkontakt.

– Att förändra sådana arbetssätt och visa värdet av en smidig digital beställningsprocess kan därför också vara en viktig del av omställningen.

”AI-området utvecklas mycket snabbt”

Helin Kliimann har strax innan hon tog sig an uppdraget hos K-Print avklarat en utbildning och ett mentorprogram inom UX/UI- och AI-design (UX Estonia). Vi passar på att fråga henne hur mycket AI som kommer användas i K-Prints beställningsplattform.

– Eftersom vi har valt en färdig plattform i stället för en helt skräddarsydd lösning, kommer vi att använda AI i den utsträckning som plattformen möjliggör – framför allt där det kan förenkla beställningsprocessen och förbättra användarupplevelsen.

– Vi planerar till exempel att erbjuda designverktyget Printess med AI-funktionalitet, där kunder kan skapa design direkt utifrån text. Det har stor potential eftersom det gör det betydligt enklare för kunder utan designbakgrund att ta fram tryckmaterial.

Men, ögonen är också öppna för andra nya AI-verktyg, enligt Helin. Sådana som kan skapa värde för både K-Print och deras kunder.

– AI-området utvecklas mycket snabbt, och därför är det viktigt att vara flexibel och kontinuerligt utvärdera nya möjligheter som kan förbättra både kundupplevelsen och våra interna processer.

Hur ser du att AI kommer att förändra branschen?

– För tryckerier tror jag att AI framför allt kommer att bli ett stöd i analys och beslutsfattande. Genom att analysera data om beställningar, kundbeteende och efterfrågan kan AI hjälpa företag att få bättre insikter i hur marknaden utvecklas och vilka lösningar kunderna efterfrågar.

– AI kan också bli ett värdefullt verktyg i försäljnings- och marknadsarbetet, till exempel genom att hjälpa till att identifiera potentiella kunder, analysera marknader och ge bättre underlag för prospektering och kunddialog.

Designverktyg sänker tröskeln för kunder

Hon ser också att en stor förändring till det bättre sker på kundsidan. Det finns många verktyg redan i dag, till exempel Canva, Adobe Express eller Printess, där AI kan hjälpa användaren att skapa design, bilder eller texter.

– Det gör att även kunder utan grafisk bakgrund kan ta fram material som tidigare krävde mer specialistkunskap. AI kan också hjälpa kunder att formulera sina idéer och navigera bland valen i beställningsprocessen, till exempel genom att ge förslag på produkter eller lösningar baserat på kundens behov.

– Jag tror därför att AI framför allt kommer att sänka tröskeln för att skapa och beställa tryckmaterial, vilket i sin tur kan bidra till att fler upptäcker värdet av tryckta produkter.

När planerar ni att sjösätta den nya e-handelsplattformen?

– Så snabbt som möjligt – enligt branschens oskrivna regel att allt behövs helst i går. Men skämt åsido kommer vi i praktiken att lansera plattformen stegvis, säger hon innan hon blir mer konkret:

– Målet är att få den första versionen i drift inom tre månader, initialt med fokus på B2B-kunder. Därefter fortsätter vi att vidareutveckla lösningen och i nästa steg öppna upp även för slutkonsumenter.