För Thomas Karcher, delägare i tryckeriet Butz & Bürker började resan mot att automatisera sina flöden med en siffra som var omöjlig att acceptera: 45 000 euro. Det var vad externa konsulter krävde för att automatisera ett fåtal beställningsflöden i företagets prepress-stadie.

– Jag hade inte kunnat betala det beloppet även om jag hade velat, säger Karcher under sin presentation på Online Print Summit.

Han vill dock inte lägga någon värdering i själva prislappen.

– Om 45 000 euro är mycket eller lite beror helt på vilket värde man drar ur mjukvaran. Om man har en prepress-avdelning med 15 anställda kan ett sådant projekt vara fantastiskt, men för mig var det för mycket.

Händelsen blev en avgörande vändpunkt.

– Sett i efterhand var det det bästa som kunde hända mig, för av ren nöd tvingades jag se mig om efter alternativ.

Lösningen fann Thomas Karcher i no code- och low code-verktyg som tillåter en användare att bygga avancerade system utan traditionell programmering. Idag har Karcher ersatt den dyra offerten han en gång fick med en rad prenumerationstjänster – no code-verktyg som kostar honom totalt 80 euro i månaden.

Lärde sig från grunden

Men han sticker inte under stol med att utgångsläget och vägen dit var minst sagt utmanande. Karcher tar det från början och beskriver en vardag utan ett fungerande affärssystem (ERP), där kontrollen över produktionen var bristfällig.

– Jag hade ingen aning om var mina tryckjobb befann sig, vilka tidsfrister som närmade sig eller om materialet var beställt.

Men istället för att köpa dyra färdiga lösningar som han upplevde som stela, började han bygga själv med hjälp av no-code-verktyg som Airtable eller Ninox. 

– Man bygger inte ett fullständigt ERP över en natt, utan man börjar identifiera de faktiska problemen i verksamheten och löser dem steg för steg. Genom att visualisera flaskhalsar fick jag en mycket bättre förståelse för vad jag faktiskt behövde.

Han säger att han sedan plötsligt befann sig i en situation där han övervägde att utveckla en egen butikslösning eller komplex lagerhållning. Där når man dock snabbt en gräns där det blir krävande. Det var där mjukvaran Keeline kom in i bilden.

– Första gången jag såg det tyckte jag att processerna var för stela, men vid stora innovationsprojekt löser man visserligen vissa problem, men får ofta in nya i huset. Hos oss var det bokföringen, som Keyline inte hade. Men jag lärde mig vad det innebär att se mjukvara eller processkedjor modulärt. Om jag kan ansluta en DHL-portal för att generera etiketter, kan jag även ansluta en extern lösning här.

– Vi implementerade detta relativt snabbt, inom fyra veckor, från det gamla tillvägagångssättet till Keyline. Det öppnade en helt ny värld eftersom information plötsligt fanns tillgänglig – var jobbet är, vilket material som behövs och vilka maskiner som är involverade.

En modulär kedja – inget it-projekt

Så istället för att köpa ett stort, statiskt system valde Thomas Karcher att gå den modulära vägen. Genom att kombinera olika nischade verktyg skapade han en flexibel ”no-code-stack”.

Här är några verktyg Thomas Karcher valt att använda, men han understryker att de är utbytbara mot flera andra.

• Airtable: Fungerar som en visuell databas för att hålla ordning på information.
• N8N: Ett workflow-verktyg som knyter samman de olika modulerna och transporterar data.
• Atomyx/Callas PDF Toolbox: Flyttar tunga prepress-funktioner till molnet.

En klassisk invändning han får höra är: ”Thomas, det är fint att du har lust med detta på din fritid, men jag är vd och har ingen tid för sådant”.

– Det är en berättigad invändning, men det här är inget it-projekt. Det är en djup förståelse för hur processer i företaget måste vara uppbyggda för att order ska flyta snabbt och personalen ska veta vad de ska göra. Att bygga upp den förståelsen är i högsta grad en vd-uppgift. När man väl har förstått det kan man sätta en extern eller intern medarbetare på att överföra kunskapen till verkligheten.

Han säger att implementera ett mjukvaruprojekt i grunden handlar om två val – bygger jag internt eller köper jag färdig mjukvara?

– Jag påstår att båda vägarna misslyckas. Det säger även McKinsey och University of Oxford som tittat på 5 400 it-projekt: 45 procent går över budget och 56 procent levererar betydligt mindre värde än utlovat. Andra studier visar att cirka 30 procent av alla IT-projekt misslyckas helt. Det kan vara mjukvaruprojekt som påbörjas men rinner ut i sanden, eller ERP-system som bara introduceras till hälften.

Se till sin egen affärsmodell

Han säger att grundproblemet alltid är detsamma: ”Du måste veta vad du vill innan du vet vad det kostar. Endast om jag verkligen har förstått vad jag behöver kan jag kommunicera det till ett team eller en konsult.”

Han säger att det finns gott om konsulter, men även de lyder under ekonomiska villkor. De vill sälja en standardiserad process till så många kunder som möjligt för att öka marginalerna.

– Det är inget fel i det, men jag behöver förståelsen för att inse när någon följer sin egen agenda och när de agerar i mitt intresse. Jag har ofta velat skapa mycket individuella produkter, men marknaden eller konsulter säger ofta att det är ointressant och att alla vill ha standard. Men om det är min affärsmodell, varför ska det då inte gå att genomföra?.

Det är där alternativet no-code och low-code blir intressant, enligt Thomas Karcher. Man tar sig an projekt med en låg tröskel.

– Jag utvärderar inte i förväg med omfattande kravspecifikationer och arbetsgrupper, utan tittar på vad som inte fungerar i företaget och börjar bygga direkt. Så fort man börjar bygga märker man vad man har glömt eller inte tänkt på. Det blir en levande kravspecifikation som definierar exakt hur det ska se ut. När det väl är definierat är det guld värt att ge till en programmerare för att göra det stabilt och repeterbart.

Nyckeln, säger han, är att ha tre punkter: datalagring och styrlogik (en databas som Airtable), ett workflow (exempelvis N8N) där information och data transporteras, och sedan funktioner. Och när ett jobb skickas någonstans måste något hända med det. Här kommer mjukvarulösningar som PDF Toolbox från Callas in i bilden. 

Han förklarar varför han tidigare pratade om Atomyx och inte PDF Toolbox direkt:

– Jag hade inga pengar och PDF Toolbox kostar fyrsiffriga belopp i licensavgifter plus serverunderhåll. Atomyx har flyttat PDF Toolbox till molnet och säljer den som ”pay-as-you-go”. Jag börjar med 50 euro i månaden. Om volymen ökar blir det dyrare, men då spelar det ingen roll. Detta tänkesätt gör att jag kan börja och växa in i mjukvara som annars vore förbehållen stora aktörer.

Papper och format: ”Hos oss är inget standard”

Genom att koppla samman sina system har Butz & Bürker lyckats skapa dynamik i produktionen. Idag spelar det ingen roll om en produkt har unika papper eller format; systemet hanterar det automatiskt.

– Hos oss är inget standard – varje produkt har olika papper, format och slutformat. Det jag har åstadkommit är att dynamisera detta helt; det spelar ingen roll om visitkortet är 85 x 55 eller 80 x 50 millimeter. Jag vill inte ersätta proffsverktyg eller bygga en egen Focus Switch, utan jag använder komponenterna och orkestrerar dem så som de hjälper mig just nu.

Han har även skapat samarbeten, som med sin branschkollega Falk Rudolph, där tryckbeställningar kalkyleras och skickas direkt till hans externa inkjetmaskin utan manuell administration. Båda har för övrigt en podd tillsammans.

När Thomas Karcher började med low-code var AI inte ett ämne än. Han tillbringade dagar och nätter med att fixa fel som datatyper eller strängar som han själv inte förstod.

– Om man inte är hemma i programmering är sådant extremt tidskrävande. Idag är detta enklare än någonsin med stora språkmodeller. Python och Javascript är språk som AI:n förstår. Det går att lyfta in problem i ett workflow och få dem lösta snabbt.

Idag lägger Thomas Karcher cirka två timmar om dagen på affärsutveckling genom dessa verktyg. Och resultatet? Summa summarum har företaget fördubblat sin omsättning under de senaste åren. Antalet anställda är betydligt färre än tidigare och verksamheten har effektiviserats och löper lugnare med färre avbrott, enligt Thomas Karcher.

En fråga dyker upp. Hur ska man egentligen komma igång med sitt projekt?

– Man måste börja!, säger han och river ner skratt i lokalen.

– Jag menar allvar. Man kan skaffa ett N8N-molnkonto för 10 euro och börja experimentera för att få en känsla för hur det fungerar. Det tvingade mig att tänka mer strukturerat. AI häver alla hinder; om man inte förstår något skriver man in felmeddelandet och låter AI:n förklara. Vi har aldrig haft bättre möjligheter att lära oss billigt och enkelt, säger han och avslutar:

– Jag är övertygad om att detta kommer att vända upp och ner på allt, eftersom vem som helst plötsligt kan bygga saker de inte kunde förut.